La comunicación juega un papel importante en el éxito de su empresa de baños portátiles. Sin embargo, hacer malabarismos con las llamadas telefónicas de los clientes o las conversaciones en el momento no es fácil. Olvídese de hacer las preguntas correctas, y podría quedarse atrapado jugando etiquetas telefónicas para obtener respuestas.
Además, muchas personas dentro de su empresa podrían responder preguntas de los clientes: usted mismo, el personal de la oficina o los conductores. Los scripts o plantillas simples ayudan a todos a permanecer en la misma página. Use esta guía para asegurarse de obtener todos los detalles necesarios durante la primera conversación.
En primer lugar, independientemente de la situación o de quién atienda la llamada, es vital obtener información de contacto y de pago (si no está registrada). Comience anotando la hora, la fecha y la información del identificador de llamadas. A continuación, pregunte con quién está hablando y pídale su cargo y detalles de contacto. De esta manera, si la llamada se cae a la mitad de la oración, puede volver a comunicarse rápidamente.
Luego, determina si la llamada es sobre una cuenta existente o una nueva. Obtenga el nombre de una persona de contacto en el sitio y para la facturación, junto con su método de comunicación preferido. Por último, confirme los detalles del pago. ¿El cliente necesita una orden de compra o una factura? ¿Están en su sistema o será necesario completar el papeleo?
Después de obtener los datos de contacto, salte al meollo del asunto. ¿Qué quieren y cuándo lo necesitan? Si no están seguros, solicite información sobre el evento o el tipo de trabajo. ¿Necesitan un tiempo de entrega específico cuando la persona de contacto está allí para firmar? O, ¿hay más flexibilidad? También es posible que deba aclarar la ubicación de entrega del equipo, como el nombre del proyecto, el tramo o el número de lote.
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Si un cliente necesita que se recoja el equipo, anote la fecha solicitada y si necesita una hora específica. Obtenga una lista de los elementos que se van a quitar y si alguna fuente de energía temporal requiere que se quite el medidor o la mano. Finalmente, pregunte si hay otros equipos en el sitio.
Es posible que se necesiten detalles adicionales para las llamadas de servicio. Después de determinar la persona de contacto y la ubicación, haga las siguientes preguntas:
Hacer las preguntas correctas en la primera llamada le ahorra tiempo a usted y a los clientes, lo que mejora las experiencias de los clientes y la eficiencia comercial. Los buenos hábitos ayudan a evitar la falta de comunicación y documentan las conversaciones. Además, nunca está de más hacer un seguimiento con un correo electrónico indicando sus respuestas y dándoles la oportunidad de aclarar cualquier instrucción.
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