Domande da porre quando si tratta con i clienti

La comunicazione gioca un ruolo importante nel successo della tua azienda di servizi igienici portatili. Tuttavia, destreggiarsi tra le telefonate dei clienti o le conversazioni in loco non è facile. Dimentica di porre le domande giuste e potresti rimanere bloccato a giocare a tag del telefono per ottenere risposte.

Inoltre, molte persone all’interno della tua azienda potrebbero rispondere alle domande dei clienti: te stesso, il personale dell’ufficio o gli autisti. Semplici script o modelli aiutano tutti a rimanere sulla stessa pagina. Usa questa guida per assicurarti di ottenere tutti i dettagli necessari durante la prima conversazione.

Domande da porre in ogni circostanza

Prima di tutto, indipendentemente dalla situazione o da chi risponde alla chiamata, è fondamentale ottenere informazioni di contatto e di pagamento (se non già in archivio). Inizia annotando l’ora, la data e le informazioni sull’ID chiamante. Quindi, chiedi con chi stai parlando e chiedi il titolo del lavoro e i dettagli di contatto. In questo modo, se la chiamata cade a metà frase, puoi rispondere rapidamente.

Quindi, determina se la chiamata riguarda un account esistente o uno nuovo. Ottieni il nome di una persona di contatto sul sito e per la fatturazione, insieme al metodo di comunicazione preferito. Infine, conferma i dettagli del pagamento. Il cliente ha bisogno di un ordine di acquisto o di una fattura? Sono nel tuo sistema o sarà necessario completare le pratiche burocratiche?

Cosa chiedere a un cliente che effettua un ordine

Dopo aver ottenuto i dettagli di contatto, passa al nocciolo della questione. Cosa vogliono e quando ne hanno bisogno? Se non sono sicuri, richiedi informazioni sull’evento o sul tipo di lavoro. Hanno bisogno di un tempo di consegna specifico quando la persona di contatto è lì per firmare? Oppure c’è più flessibilità? Potrebbe anche essere necessario chiarire il luogo di consegna dell’attrezzatura, come il nome del progetto, il tratto o il numero di lotto.

Cosa chiedere quando un cliente chiama per informazioni sull’attrezzatura

Se un cliente ha bisogno del ritiro dell’attrezzatura, annota la data richiesta e se ha bisogno di un’ora specifica. Ottieni un elenco degli elementi da rimuovere e se eventuali fonti di alimentazione temporanee comportano la rimozione del misuratore o della mano. Infine, chiedi se ci sono altre apparecchiature nel sito.

Cosa chiedere a un cliente chiamando per il servizio

Potrebbero essere necessari ulteriori dettagli per le chiamate di servizio. Dopo aver determinato la persona di contatto e la posizione, poni le seguenti domande:

• È un servizio nuovo o aggiuntivo? In tal caso, è il risultato di qualcosa come un ribaltamento , un vandalismo o un uso eccessivo? Fare riferimento all’elenco dei costi aggiuntivi e porre qualsiasi domanda relativa all’incidente.
• Si tratta di una richiesta una tantum o ricorrente? Vogliono questo servizio regolarmente o si tratta di una richiesta una tantum dovuta a circostanze speciali?
• L’attrezzatura e la posizione sono accessibili in qualsiasi momento o è necessario che la persona di contatto sia presente per aprire il cancello o firmare?
• Se si tratta di un pozzo nero o di una fossa settica, chiedi informazioni sulla sua posizione e se è scoperto. È accessibile in camion tramite una strada carrabile con una svolta o una strada? In tal caso, è entro 90 piedi o oltre 200 piedi? Infine, è in piano o avrai bisogno del permesso di altri proprietari?

Conversazioni con i clienti: fallo bene la prima volta

Fare le domande giuste alla prima chiamata fa risparmiare tempo a te e ai clienti, migliorando l’esperienza dei clienti e l’efficienza aziendale. Le buone abitudini aiutano a evitare problemi di comunicazione e documentano le conversazioni. Inoltre, non fa mai male continuare con un’e-mail che indichi le loro risposte e dando loro la possibilità di chiarire eventuali istruzioni.

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