Vragen om te stellen bij het omgaan met klanten

Communicatie speelt een grote rol in het succes van uw mobiele toiletbedrijf. Maar jongleren met telefoontjes van klanten of gesprekken ter plaatse is niet eenvoudig. Vergeet de juiste vragen te stellen, en je zou vast kunnen zitten met het spelen van telefoontags om antwoorden te krijgen.

Bovendien kunnen veel mensen binnen uw bedrijf vragen van klanten beantwoorden – uzelf, kantoorpersoneel of chauffeurs. Eenvoudige scripts of sjablonen helpen iedereen op dezelfde pagina te blijven. Gebruik deze gids om ervoor te zorgen dat u tijdens het eerste gesprek alle nodige details krijgt.

Vragen om in alle omstandigheden te stellen

Ten eerste, ongeacht de situatie of wie de oproep beantwoordt, is het essentieel om contact- en betalingsinformatie te krijgen (indien nog niet in ons bestand). Begin met het noteren van de tijd, datum en beller-ID-informatie. Vraag vervolgens met wie u spreekt en vraag naar hun functietitel en contactgegevens. Op deze manier kun je snel weer contact opnemen als de oproep halverwege de zin wegvalt.

Bepaal vervolgens of het gesprek over een bestaand of een nieuw account gaat. Vraag de naam van een contactpersoon op de site en voor facturering, samen met de gewenste communicatiemethode. Bevestig ten slotte de betalingsgegevens. Heeft de klant een inkooporder of factuur nodig? Staan ze in uw systeem of moet er papierwerk worden ingevuld?

Wat te vragen aan een klant die een bestelling plaatst?

Nadat je contactgegevens hebt gekregen, duik je in de kern. Wat willen ze en wanneer hebben ze het nodig? Als ze het niet zeker weten, vraag dan om informatie over het evenement of het taaktype. Hebben ze een specifieke levertijd nodig wanneer de contactpersoon aanwezig is om af te tekenen? Of is er meer flexibiliteit? Mogelijk moet u ook de leveringslocatie van de apparatuur verduidelijken, zoals de projectnaam, het tractaat of het lotnummer.

Wat te vragen als een klant belt over apparatuur

Als een klant apparatuur moet ophalen, noteer dan de gewenste datum en of hij een specifiek tijdstip nodig heeft. Vraag een lijst aan van de items die moeten worden verwijderd en of er tijdelijke stroombronnen zijn waarbij de meter of de hand moet worden verwijderd. Vraag ten slotte of er andere apparatuur op de locatie is.

Wat u een klant moet vragen die belt over service

Aanvullende details kunnen nodig zijn voor serviceoproepen. Stel na het bepalen van de contactpersoon en locatie de volgende vragen:

• Is dit een nieuwe of aanvullende service? Zo ja, is dit het gevolg van bijvoorbeeld kantelen , vandalisme of overmatig gebruik? Raadpleeg uw lijst met extra kosten en stel al uw vragen over het incident.
• Is dit een eenmalig of terugkerend verzoek? Willen ze deze service regelmatig, of is dit een eenmalig verzoek vanwege bijzondere omstandigheden?
• Zijn de apparatuur en de locatie altijd bereikbaar of moet de contactpersoon aanwezig zijn om de poort te openen of af te melden?
• Als het een beerput of septic tank is, vraag dan naar de locatie en of deze blootgelegd is. Is het per vrachtwagen bereikbaar via een oprit met keerpunt of een weg? Zo ja, is het binnen 90 voet of meer dan 200 voet? Ten slotte, is het op een vlakke ondergrond, of heb je toestemming nodig van andere eigenaren van onroerend goed?

Klantgesprekken: doe het de eerste keer goed

Door de juiste vragen te stellen bij het eerste gesprek, bespaart u zowel u als klanten tijd, wat de klantervaringen en de zakelijke efficiëntie verbetert. Goede gewoonten helpen miscommunicatie en documentgesprekken te voorkomen. Bovendien kan het nooit kwaad om een e-mail te sturen met hun antwoorden en hen de kans te geven om eventuele instructies te verduidelijken.

Wilt u uw bedrijf in draagbare toiletten naar een hoger niveau tillen? Download onze GRATIS gids: “Uw gids voor het runnen van een mobiel toiletbedrijf.”

Denkt u erover om in de draagbare toiletindustrie te stappen? Download onze GRATIS gids: “Uw gids voor het starten van een mobiel toiletbedrijf.”