Questions à poser lorsque vous traitez avec des clients

La communication joue un rôle important dans le succès de votre entreprise de toilettes portables. Cependant, jongler avec les appels téléphoniques des clients ou les conversations sur place n’est pas facile. Oubliez de poser les bonnes questions et vous pourriez être coincé à jouer à l’étiquette du téléphone pour obtenir des réponses.

De plus, de nombreuses personnes au sein de votre entreprise pourraient répondre aux questions des clients – vous-même, le personnel de bureau ou les chauffeurs. Des scripts ou des modèles simples aident tout le monde à rester sur la même page. Utilisez ce guide pour vous assurer d’obtenir tous les détails nécessaires lors de la première conversation.

Questions à poser en toutes circonstances

Tout d’abord, quelle que soit la situation ou qui prend l’appel, il est essentiel d’obtenir des informations de contact et de paiement (si elles ne sont pas déjà enregistrées). Commencez par noter l’heure, la date et les informations d’identification de l’appelant. Ensuite, demandez à qui vous parlez et demandez leur titre de poste et leurs coordonnées. De cette façon, si l’appel tombe au milieu d’une phrase, vous pouvez rapidement revenir en arrière.

Ensuite, déterminez si l’appel concerne un compte existant ou un nouveau. Obtenez le nom d’une personne de contact sur le site et pour la facturation, ainsi que sa méthode de communication préférée. Enfin, confirmez les détails du paiement. Le client a-t-il besoin d’un bon de commande ou d’une facture ? Sont-ils dans votre système, ou des documents devront-ils être remplis ?

Que demander à un client qui passe une commande

Après avoir obtenu les coordonnées, sautez dans le vif du sujet. Que veulent-ils et quand en ont-ils besoin ? S’ils ne sont pas sûrs, demandez des informations sur l’événement ou le type de travail. Ont-ils besoin d’un délai de livraison spécifique lorsque la personne de contact est là pour signer ? Ou y a-t-il plus de flexibilité ? Vous devrez peut-être également clarifier le lieu de livraison de l’équipement, tel que le nom du projet, le lot ou le numéro de lot.

Que demander lorsqu’un client appelle à propos de l’équipement

Si un client a besoin de matériel récupéré, notez la date demandée et s’il a besoin d’une heure précise. Obtenez une liste des éléments à supprimer et si des sources d’alimentation temporaires impliquent un compteur ou un retrait manuel. Enfin, demandez s’il y a d’autres équipements sur le site.

Que demander à un client qui appelle à propos du service

Des détails supplémentaires peuvent être nécessaires pour les appels de service. Après avoir déterminé la personne à contacter et l’emplacement, posez les questions suivantes :

• S’agit-il d’un nouveau service ou d’un service complémentaire ? Si oui, est-ce le résultat de quelque chose comme un renversement, du vandalisme ou une utilisation excessive ? Reportez-vous à votre liste de frais supplémentaires et posez toutes les questions relatives à l’incident.
• S’agit-il d’une demande ponctuelle ou récurrente ? Veulent-ils ce service régulièrement, ou s’agit-il d’une demande ponctuelle due à des circonstances particulières ?
• L’équipement et l’emplacement sont-ils accessibles à tout moment, ou la personne de contact doit-elle être là pour ouvrir la porte ou signer ?
• S’il s’agit d’un puisard ou d’une fosse septique, renseignez-vous sur son emplacement et s’il n’est pas couvert. Est-il accessible en camion via une allée avec un demi-tour ou une route ? Si oui, est-ce à moins de 90 pieds ou à plus de 200 pieds ? Enfin, est-ce sur un terrain plat ou aurez-vous besoin de l’autorisation d’autres propriétaires ?

Conversations avec les clients : bien faire les choses du premier coup

Poser les bonnes questions lors du premier appel vous fait gagner du temps, ainsi qu’à vos clients, ce qui améliore l’expérience client et l’efficacité de l’entreprise. De bonnes habitudes aident à éviter les malentendus et à documenter les conversations. De plus, cela ne fait jamais de mal de faire un suivi avec un e-mail indiquant leurs réponses et leur donnant une chance de clarifier les instructions.

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